Kinh nghiệm nhận và bàn giao căn hộ thuê: biên bản tài sản, chụp ảnh hiện trạng để giữ trọn tiền cọc

Ngày nhận chìa khóa thường là ngày người thuê vội vàng nhất: xe chở đồ đang chờ dưới hầm, công việc dồn lại, căn hộ trông đã sạch sẽ. Nhưng chính buổi bàn giao kéo dài thêm 45 phút hôm ấy mới là thứ bảo vệ khoản tiền cọc của bạn một hay hai năm sau. Bài viết này tổng hợp quy trình nhận và trả nhà khi thuê căn hộ tại TP.HCM.

Trước ngày nhận nhà

• Yêu cầu chủ nhà gửi trước danh mục nội thất, thiết bị dự kiến bàn giao để bạn đối chiếu.
• Thống nhất thời điểm chốt chỉ số điện, nước và người chịu hóa đơn kỳ trước.
• Hẹn bàn giao vào ban ngày, khi đủ ánh sáng để nhìn rõ vết trầy, ố hoặc thấm.

Biên bản bàn giao: nên ghi những gì?

Biên bản bàn giao nên được ký bởi cả hai bên và đính kèm như một phụ lục của hợp đồng thuê. Một biên bản đủ dùng thường có:

• Danh mục tài sản theo từng phòng: tên món đồ, số lượng, nhãn hiệu (nếu có) và tình trạng (mới, đã qua sử dụng, có vết trầy ở đâu).
• Chỉ số đồng hồ điện, nước tại thời điểm bàn giao.
• Số lượng chìa khóa, thẻ thang máy, thẻ xe, điều khiển máy lạnh, cổng.
• Các lỗi tồn tại mà chủ nhà cam kết khắc phục, kèm thời hạn cụ thể.

Chụp ảnh và quay video hiện trạng đúng cách

Ảnh chụp chỉ có giá trị khi người khác nhìn vào hiểu được nó chụp ở đâu và khi nào. Một vài mẹo thực tế:

• Quay một video liền mạch đi qua từng phòng trước, sau đó mới chụp cận các chi tiết.
• Chụp góc rộng để thấy vị trí, rồi chụp cận vết hư hỏng; có thể đặt một vật quen thuộc bên cạnh để thấy kích thước.
• Đừng quên những nơi hay bị bỏ sót: mặt trong tủ bếp, ron gạch nhà tắm, khe cửa ban công, trần gần máy lạnh, nệm và sofa.
• Gửi ảnh, video vào nhóm chat chung với chủ nhà ngay trong ngày để có dấu thời gian mà cả hai bên đều nhìn thấy.

Kiểm tra vận hành, không chỉ nhìn bề ngoài

Bật thử từng máy lạnh khoảng 10 phút, mở vòi nước nóng, xả bồn cầu, chạy máy giặt một chu trình ngắn, thử bếp, máy hút mùi, tủ lạnh, khóa cửa và chuông. Kiểm tra dấu hiệu thấm ở trần nhà tắm và chân tường gần ban công, đặc biệt nếu bạn nhận nhà vào mùa mưa. Lỗi phát hiện hôm nay là lỗi của chủ nhà; lỗi phát hiện sau ba tháng thường trở thành đề tài tranh luận.

Trong thời gian thuê

Khi có hư hỏng, hãy thông báo bằng tin nhắn hoặc email kèm ảnh, thay vì chỉ gọi điện. Lưu lại hóa đơn nếu bạn tự sửa theo đồng ý của chủ nhà. Cách làm này vừa đúng tinh thần hợp đồng, vừa tạo hồ sơ rõ ràng khi quyết toán cọc.

Khi trả nhà

• Báo trước theo đúng thời hạn trong hợp đồng; luật hiện hành yêu cầu bên thuê đơn phương chấm dứt phải báo trước 30 ngày nếu hai bên không thỏa thuận khác.
• Vệ sinh căn hộ, trả lại đồ đạc về vị trí cũ, tháo những gì bạn tự lắp thêm (nếu thỏa thuận như vậy).
• Đi lại căn hộ cùng chủ nhà, dùng chính biên bản và bộ ảnh lúc nhận làm chuẩn so sánh.
• Chốt chỉ số điện nước, thanh toán hóa đơn cuối, bàn giao đủ chìa khóa và thẻ.
• Lập biên bản trả nhà ghi rõ số tiền cọc được hoàn, khoản khấu trừ (nếu có) và ngày hoàn.

Hao mòn tự nhiên khác với hư hỏng

Sơn tường hơi ngả màu, sàn gỗ có vết mờ do đi lại hay rèm phai nắng sau hai năm là hao mòn thông thường; trong khi kính vỡ, sofa rách hoặc vết cháy trên mặt bếp là hư hỏng. Nên ghi nguyên tắc này vào hợp đồng để tránh tranh cãi về sau.

Lời kết

Biên bản kỹ và bộ ảnh rõ ràng không phải dấu hiệu nghi ngờ nhau, mà là cách để quan hệ thuê nhà kết thúc đẹp.